For å logge seg inn på Visma Webfaktura går man til home.visma.com og logger seg inn med brukerinfo tilsendt pr. e-post ved opprettelse av bruker og klient.
Startside
Når du har logget deg inn i Webfaktura møter du denne startsiden:
Her er alle menyvalg listet i kolonnen til venstre, og oppe i høyre hjørne finner du valg for å logge av Webfaktura når du er ferdig i programmet.
Det er i hovedsak de første menyvalgene du vil jobbe mest med i Webfaktura. Før første faktura sendes, er det greit å sjekke at standardinnstillingene for firmaet er rett. Dette gjøres under "innstillinger" og "mitt firma"
Mitt firma
Inne på mitt firma fyller man ut opplysninger og innstillinger som har med fakturaen å gjøre. Blant annet firmaopplysninger, forfallsdato, KID-oppsett osv.:
Merk at du må ha en OCR-avtale med din bank for å kunne fakturere med KID. Ønsker du å sette opp dette, ta kontakt med support@smnregnskap.no.
Kunder
Opprettelse og vedlikehold av kunder gjøres via menyvalget Vedlikehold - Kunder:
Eksisterende kunder ved oppstart av WebFaktura er sannsynligvis overført fra regnskapssystemet. Still deg i søkefeltet og trykk enter (blankt søk), da vil du få opp en oversikt over alle dine kunder. Dersom du vil opprette en ny kunde, velg "ny firmakunde" eller "ny privatkunde" øverst på siden.
Legg inn opplysninger du har om kunden. Dersom du legger inn firmanavn eller organisasjonsnummer vil du få opp et automatisk søk på firma til høyre på siden som hjelper deg å legge inn korrekt informasjon om din kunde.
Dersom forfallsdato eller sendemåte skal avvike fra standard oppsett må dette defineres her. Det samme gjelder om kunden skal ha en fast rabatt som skiller seg fra andre kunder.
Produkter
Før du oppretter et nytt produkt, vurder om du skal rådføre deg med din regnskapsrådgiver for å være sikker på at produktet blir lagt opp med korrekt mva-behandling.
Opprettelse av nye produkter gjøres via menyvalget Vedlikehold - Produkter. Trykk på "nytt produkt" øverst på siden og du får opp dette bildet:
Fyll ut informasjon om produktet. Påkrevde felt er Produkt ID, navn og produktgruppe (mva-behandling). Om produktet har en fast pris anbefaler vi at du legger inn pris slik at du slipper å skrive inn dette manuelt hver gang du fakturerer dette produktet. «Produkt ID» kan være hvilket som helst tall.
Når du er ferdig å fylle ut, trykk så «Lagre» for å opprette produktet.
Ny faktura
Nå er du klar til å sette i gang med faktureringen!
Opprettelse av ny faktura gjøres via menyvalget Fakturarutiner - Fakturaer. Du kan enten trykke på + i menyen til venstre eller velge "Ny faktura" eller "Ny kreditnota" øverst på siden. Da får du opp dette bildet:
Start med å legge inn kunden du ønsker å fakturere. Legg deretter inn fakturadato. Forfallsdato settes automatisk til det antall dager etter fakturadato som er definert i firmaoppsettet eller på den aktuelle kunden. Forfallsdato kan overstyres på fakturaen om du ønsker det.
Sendemåte:
Automatisk utsendelse (anbefalt): Systemet finner den beste sendemåten basert på informasjon som er lagt inn om kunden og sender faktura automatisk, enten elektronisk (EHF/efaktura), e-post eller per post. Du trenger ikke å ta stilling til hvordan fakturaen sendes og du trenger heller ikke å printe/poste faktura som skal gå via post.
Ikke send, jeg ordner det selv: Du må selv sende fakturaen til kunden din.
Fakturalinjer
Produkter velges ved å begynne å skrive navn eller nummer på produktet i feltet for «Beskrivelse». Deretter fyller du ut antall, enhet (stk, kg osv.), pris, eventuell rabatt og får automatisk sum til høyre. Du lagrer linjen og får mulighet til å legge til ei ny fakturalinje ved å trykke på «Tab» når man står i feltet for Sum.
Du kan også bruke Tab til å flytte seg fra et felt til et annet på fakturalinjen, i stedet for å bruke musepekeren.
Dersom du har behov for å legge inn en linje med beskrivende tekst, er det mulig å legge til en linje som heter "fritekst" og endre beskrivelsen. Når alle fakturalinjer er lagt til kan du velge å forhåndsvise fakturaen. Merk at fakturaen ikke blir opprettet før du trykker "Fullfør".
Om du skal ha med vedlegg på fakturaen legger du til dette nederst i vinduet. Merk at vedlegget kan ikke være større enn 10Mb og det må være i pdf.
Om du da er fornøyd og klar sender du fakturaen ved å trykke på «Fullfør». Sendte fakturaer havner i fakturaarkivet som du finner under Fakturarutiner - Fakturaer. Her kan du hente fram faktura igjen i pdf om du vil eller du kan kreditere fakturaen ved å trykke på knappen som vist i bildet under:
Når man trykker på denne knappen kommer man tilbake til fakturavinduet og går gjennom de samme stegene som ved opprettelse av en vanlig faktura. Fakturalinjene kommer med negativt fortegn, fjern de linjene som eventuelt ikke skal krediteres.
Tilleggsfunksjonalitet
Repeterende faktura
Repeterende faktura aktiveres under Innstillinger - Mitt firma - Tilleggsmoduler.
For å lage en repeterende faktura, lager du en faktura på vanlig måte, men angir at denne skal repeteres hver måned, hvert kvartal eller hvert år. Fakturaene blir da laget automatisk og lagt under «Faktura klar til sending» 3 dager før fakturadato.
Du kan angi når i måneden fakturaen skal lages, enten i forhold til fakturadato eller i forhold til forfallsdato. Velges det i forhold til forfallsdato, vil fakturaen bli produsert 3 dager før forfallsdatoen. Hvis du velger kvartalsvis, vil fakturaen produseres i januar, april, juli og oktober. Velger du årlig, så vil den produseres i januar.
Alle brukere på firmaet får en epost om at faktura er generert.
Fakturaen, som brukes som «mal» for repeterende faktura, blir sendt ut når man trykker «Send faktura», i tillegg legges den i listen over repeterende faktura, og sendes ut neste gang genereringen treffer på dato (for repetisjon).
Om du ønsker å gjøre endringer av intervallet på en repeterende faktura, må du først slette den for så å opprette en ny faktura.
Import av prisendringer
Om du har veldig mange ulike produkter og skal oppdatere pris på mange av de, fins det en mulighet for å importere ei fil i stedet for å endre pris på hvert enkelt produkt. Dette gjøres via menyvalg «Produkter» - «Importer» og her står det hvordan det gjøres om du ønsker å prøve selv.
Valuta
Du kan fakturere i utenlandsk valuta også. Velg valuta når du oppretter faktura. Du kan også legge inn avvikende valuta på enkelte kunder.
Begrensninger og generell info
Visma.net Webfaktura er en løsning for selskap som har behov for enkel fakturering. Dette er et fakturasystem, ikke et system for ordre og logistikk. Eksempelvis kan man ikke sende purringer med gebyr eller inkassovarsel fra WebFaktura.
Om du trenger ytterligere assistanse angående funksjonalitet i programmet, ta gjerne kontakt med Support i Sparebank 1 Regnskapshuset SMN på support@smnregnskap.no eller 950 50 222.
Kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.