Visma.net Payroll - Ofte stilte spørsmål om datostyring og retroverdier

Hva er retro? 

Retro eller retroaktiv verdi er for mange et nytt begrep man blir introdusert for når man starter med Payroll. 

Retroaktiv betyr tilbakevirkende. I Payroll-sammenheng betyr en retroaktiv verdi i lønnskjøringen, eller en retroaktiv a-melding, at det er en endring som påvirker en tidligere periode/lønnskjøring. For nye brukere på Payroll kan retro oppleves negativt, det er nytt, ukjent og vanskelig å se fordelene.

Men retro har også betydelige fordeler for deg som bruker av Payroll. Måten retro fungerer på er i tråd med gjeldende regelverk for innrapportering til a-melding. I hovedtrekk betyr det at kontantytelser skal følge kontantprinsippet og rapporteres i utbetalingsmåneden, mens naturalytelser, trekk og korreksjoner skal rapporteres i den måneden ytelsen gjelder.  Fordelen er at Payroll ordner dette selv, så lenge du er nøye med å angi korrekt dato for når en ytelse skal gjelde. Legger du f.eks. inn en firmabil i oktober som gjelder fra 1. september vil Payroll automatisk sende en retroaktiv a-melding for september i tillegg til den ordinære for oktober.

Hva er de vanligste årsakene til retroverdier i en lønnskjøring?

Transaksjon som har dato før denne måned:

Transaksjoner som kommer fra Calendar eller registreres eller leses inn med dato for eksempel i juli, vil fremkomme i kolonnen Retro i august. Dette for å vise at transaksjonen har dato fra tidligere måned. Selv om transaksjonen fremkommer i Retro kolonnen, vil ytelsen bli rapportert i a-melding for denne måneden.

Endring i lønn:

Dersom en ansatt får lønnsøkning 1. august som du registrerer i Payroll i oktober, vil dette generere en etterbetaling. Har den ansatte også hatt timelønn eller trekk i lønn som regnes ut fra fastlønn, vil det her også komme retroaktive verdier. Dersom det kun er etterbetaling, og ingen trekk i lønn som påvirkes, vil det ikke bli generert retroaktiv a-melding på grunn av lønnstransaksjonen.

Endring i stillingsprosent:

Endring av stillingsprosent på en ansatte vil også kunne medfører retroaktive verdier. Dersom du i oktober får beskjed om at en ansatt gikk ned til 80 % stilling fra 15. september, vil dette medføre at Payroll rekalkulerer fast lønn og andre faste tillegg som er datosensitive på den ansatte. Siden lønnen til den ansatte her blir redusert i forhold til hva som tidligere er innrapportert vil det bli generert en retroaktiv a-melding.

Sluttdato:

Lønnsarter som er datosensitive, for eksempel fast lønn, kan bli påvirket av sluttdato på en ansatt. Så lenge den ansatte slutter siste dag i måneden påvirkes ikke lønnen. Men, hvis du for eksempel etter at september lønnen er kjørt, angir sluttdato 27.09., vil du få retroaktive verdier i neste kjøring og en retroaktive a-melding for september. For å unngå dette, anbefales det alltid å sette sluttdato før du kjører gjennom den siste lønnskjøringen.

Sletting av transaksjoner i Employee:

Du bør alltid være varsom med å slette transaksjoner i Employees. Dette skal kun gjøres om du ved en feil har registrert en transaksjon på en ansatt. Dersom en ansatt ikke lenger skal ha en transaksjon, skal du angi sluttdato på transaksjonen. Når du sletter en transaksjon vil dette medføre retroaktive verdier i lønnskjøringen og det vil bli generert retroaktiv a-melding for perioden(e) transaksjonen var kjørt på (hvis det er en rapporteringspliktig ytelse).

Sletting av registreringer i Calendar:

Dersom du sletter en timeregistrering eller en fraværsregistrering som påvirker lønn i Payroll vil det medføre retroaktive verdier i lønnskjøringen og det vil bli generert retroaktiv a-melding for perioden(e) transaksjonen opprinnelig var kjørt på.

Årsaker til retroaktiv a-melding som ikke vises i lønnskjøring:

Dersom du gjør endringer i arbeidsforhold på den ansatte tilbake i tid, som ikke påvirker lønn, f.eks, endrer virksomhet, type arbeidsforhold, yrkeskode eller arbeidstidsordning på en ansatt vil dette medføre en retroaktiv a-melding. Det samme gjelder om du registrerer permisjoner eller permitteringer tilbake i tid på en ansatt da denne informasjonen rapporters i a-meldingen.

Retroverdier på regnskapsbilaget:

Dersom du endrer konto på en kontotype eller lønnsart, uten å angi dato endringen skal gjelde fra kan dette medføre retroverdier på regnskapsbilaget. Hvis du for eksempel oppretter en lønnsart uten å knytning til konto, vil alt som registreres på lønnsarten bli bokført på konto 7740 Avrundingskonto (eller aktuell avrundingskonto). Hvis du senere legger til konto på lønnsarten, uten å angi dato for endring, vil alt som er bokført på konto 7740 bli ført ut av denne kontoen og inn på den nye kontoen på lønnsarten. For å unngå denne tilbakeføringen, anbefaler vi at du benytter den 1. i neste åpne kjøring som dato for endring.

Vi får helt ulogiske retroverdier på faste transaksjoner. Transer er avsluttet og startet opp med riktige datoer. Ingen ting som ser feil ut. Allikevel får vi retro.

Det er ikke noe som peker spesifikt på at man har endret en "gammel" transaksjon - eneste er hvis du sjekker endringsloggen så vil du se det ganske spesifikk: hva er endret, når og av hvilken bruker.

Finnes det retro på det som er en fast lønnsart har en av to ting skjedd:

1. Du har slettet den faste transaksjonen (den reverserer alt som har blitt kjørt gjennom).
2. Du endrer på noe som er tidligere kjørt gjennom (f.eks endret sats fra 250 til 200) - resultatet er at den reverserer 50 kroner i et slikt tilfelle.

Ser du retro på en fast lønnsart bør du sjekke:

Klikk deg inn på selve transaksjonen du ser i lønnskjøringen - da vil du se datoer (måneder) på transaksjon som endres.

Sammenlign med det som ligger under Transaksjoner | Faste (husk å klikke på knappen Vis alle) på den ansatte. Transaksjonene som ligger inne her skal alltid vise hva som er/har blitt kjørt gjennom. Ser du en mismatch så er transaksjonen enten endret eller slettet og har gitt en retro.

Forøvrig så er det veldig sjeldent du skal bruke valget "Endre" på en fast transaksjon. Det er bare hvis man har kjørt transaksjonen over flere måneder og beløpet har vært feil. Skal man ha nytt beløp, eller andre endringer som gjelder f.o.m nå. Avslutt transaksjon - Opprett nyt transaksjon med nye verdier.

Vi får retro a-meldinger med identiske beløp med dem som ble sendt inn tidligere. Hva er feil?

Da er det nok enten fravær, eller arbeidsforhold som er endret. For eksempel permisjon tilbake i tid, eller sluttdato. Dette fører til retro a-meldinger på arbeidsforhold, men ikke endringer i selve beløpet som er sendt inn. A-meldingene kan sendes inn på nytt.

Vi får retro på ferietrekket til alle ansatte med fastlønn etter lønnsendring, hvorfor? 

Ansatte har gått opp i lønn og dette har ført til at den ansatte også har blitt trukket mer i lønn for ferien. "Trekk i lønn for ferie" kommer da som retro, i tillegg til eventuell etterbetaling av fastlønn.

Vi har noen ansatte som kommer med retro verdier på lønn i februar. Vi ser at dette er for føringer i Calendar i for eksempel januar. Er det slik at hvis en kalender er godkjent av leder og en ansatt går inn og sletter en føring og legger den til igjen så vil den komme som retro i minus?

Hvis en transaksjon blir slettet etter den er godkjent og utbetalt så vil det automatisk komme retro på neste kjøring (hvis det er en annen måned). Når den blir lagt inn på nytt må den sendes til godkjenning på nytt for å komme med, hvis dette ikke blir gjort så vil ikke dette rette opp i retroen som kommer. Du bekrefter kalenderen en gang til, og du kan da ta samme dato som den allerede er bekreftet til. Da vil den registreringen komme til godkjenning på nytt.