Denne guiden er for deg som er ansvarlig for HR i bedriften som har blitt satt opp i Dottie. Guiden skal gi deg den informasjonen du behøver for å sette opp og tilpasse din bedrift i Dottie. 

Innlogging

Du skal ha fått en mail fra Visma om at du har fått tilgang til Dottie for din bedrift. Om du ikke har fått denne mailen, benytt https://home.visma.com for pålogging. Dersom du ikke har bruker fra før av eller husker passordet ditt, benytt funksjonen for glemt passord. 

Når du har logget inn i Visma, vil du få opp et skjermbilde med alle Visma-apper du har tilgang til. Dette kan være alt fra Dottie til PowerOffice Go. Velg Dottie.

Første trinn

Gå til menyen øverst til venstre -> innstillinger -> første trinn.

Første trinn er en veiledende sjekkliste for hva dere bør gå igjennom ved oppstart av Dottie. Vi anbefaler at dere gjør dere kjent med sjekklisten og vurderer hva som er relevant for deres bedrift. 

Som minimum anbefaler vi at følgende gjennomgås før ansatte får tilgang til Dottie: 

• Sett opp organisasjonen med ledere. 
• Justér titler.
• Importér dokumenter.
• Tilgangsroller.  
• Dokumentmaler og arbeidsforhold.
• Regler for utfylling.
• Bedriftens felter.
• Dokumentmapper.
• Kvalifikasjoner.

Disse punktene kan dere vente med til det blir aktuelt: 

• Slettepolicy. 
• Sjekklister. 
• Samtaler.

Integrasjon mellom Payroll og Dottie

Payroll og Dottie synkroniserer felter mellom seg. Det vil si at dersom dere gjør en endring i Dottie, synkes det over til Payroll og motsatt. Det er siste endring som gjelder, uansett hvor det er endret. Det også viktig å tenke på at når en synk går på grunn av en endring, så synker systemet samtidig over alle felter og overstyrer det som ikke er likt. Her finner du en oversikt over hvilke felter som synkroniseres. 

Dotties brukerdokumentasjon finnes her og kundeportalen/Kunnskapssenteret med nyttige artikler finnes her. Du finner også en egen chat i Dottie hvor du kan spørre om hjelp. Vi i Sparebank 1 Regnskapshuset SMN bistår selvfølgelig med både spørsmål og oppsett dersom det er behov for det. Vi har også egne HR-eksperter som kan kobles på dersom dere har behov for HR-tjenester. De kan bistå med alt fra arbeidskontrakter til interne rutiner.

Gi ansatte tilgang til Dottie

Når Dottie er satt opp som ønsket, er det tid for å gi ansatte tilgang til Dottie. Dette gjøres ved å ta kontakt på support@smnregnskap.no. 

Vi anbefaler at du sender informasjon til ansatte om oppstart av Dottie før tilgang gis. Visma har laget et forslag for hvilken informasjon du bør gi til ansatte her. 

Arbeidsfordeling mellom lønnsrådgiver og HR-ansvarlig

Vi anbefaler at HR-ansvarlig og lønnsrådgiver ser på arbeidsfordelingen da bruk av Dottie endrer behovet for oversending av informasjon og lignende. Vi anbefaler at følgende gjennomgås:

Vedlikehold av ansatte

Dottie og Visma synkroniserer informasjon. Det vil si at endringer du gjør på ansatte i Dottie, synkroniserer over til Payroll. Det er kanskje ikke behov for å sende manuell informasjon til lønnsansvarlig når nye personer starter eller slutter. Når en ny ansatt er registrert i Dottie, synkroniseres informasjonen over til Payroll når arbeidsforholdet er aktivt (potensielle ansatte som ikke signerer kontrakt, vil ikke synkroniseres over til Payroll). Dersom det for eksempel er behov for å sende A-melding for å bestille HMS-kort før opprinnelig lønnskjøring, bør man bli enig om hvordan informasjon skal gis og hvor ofte. 

Synkronisering mellom Payroll og Dottie

Noen ganger feiler overføringer mellom Payroll og Dottie. Det er derfor anbefalt at integrasjonsloggen sjekkes jevnlig for å kontrollere at Payroll og Dottie er oppdatert med samme informasjon. Dette gjøres i Dottie under innstillinger -> integrasjoner -> logger. Hold musepekeren over meldingen for å se hvorfor overføringen har feilet. Rett feilen og trykk på tegnet bak den røde feilmeldingen for å synkronisere på nytt. 

Informasjon til lønn

Er det behov for at lønnsansvarlig får oversendt informasjon om den ansatte, eller er det tilstrekkelig at kunden oppretter ansatt og arbeidsforhold i Dottie? Dersom informasjon skal oversendes, anbefaler vi at dere tar i bruk Lønnsportalen i Payroll. 

Annet

Under finner du annen informasjon som man bør ta en vurdering på etter oppstart. 

Synkronisering av felt for leder 

Man kan selv bestemme om leder på ansatt skal overføres til Payroll. Hvis ja, må organisasjonen være satt opp i Dottie og man må ha et forhold til hva det påvirker i Payroll. Når man er satt som leder på en ansatt i Payroll, får man ledertilganger som gjør at du kan se dine ansatte i Calendar. Ofte er godkjenningsflyten for utlegg, timer og fravær satt opp slik at leder på ansattkortet mottar godkjenningsforespørselen.

Standard tilganger for ny medarbeider

Når lønnsrådgiver oppretter bruker på nye ansatte i Payroll, gir systemet automatisk bestemte tilganger til den ansatte. Dersom alle ansatte skal ha tilgang til Dottie, anbefaler vi at dette settes opp som standard. 

Offboarding av ansatte

Når ansatte sluttes, registreres dette i Dottie. Dette blir da oversendt til lønn og gjør at den ansatte mister tilgang i Dottie. 

Support

Ved behov for hjelp i systemet, har du følgende muligheter:

Chat med Visma

Inne i Dottie finner du et ikon for å chatte med en konsulent fra Visma. 

Hjelpesenter

Dotties hjelpesenter finner du her. Det finnes også informasjon i Vismas Kunnskapssenter her.