Visma.net Expense - Brukerveiledning

Visma.net Expense brukes til å registrere utlegg og reiseregninger. Etter registrering går disse til din leder for godkjenning før refusjonsbeløpet utbetales.

Vi anbefaler at du laster ned mobilappen Visma Employee. Denne kan du bruke til å ta bilde av kvitteringer, samt. registrere og sende utlegg/reiseregninger til godkjenning. Alternativt kan du registrere utleggene dine på PC (web) via connect.visma.com. 

Er du leder og skal godkjenne en reiseregning, se brukerveiledning for Approval. 

Kom i gang med Visma.net Expense: 

Ny bruker i Visma.net: Dersom du er en helt ny bruker av Visma.net Expense og ikke har vært innlogget tidligere, har du fått tilsendt en mail med beskjed om at brukeren din må aktiveres. Mailen har tittelen Velkommen til Visma.net. Klikk på lenken i e-posten for å aktivere brukeren din og sette et passord. Dersom du ikke har mottatt e-posten eller om aktiveringslenken er utløpt. gå til connect.visma.com og tilbakestill passordet ved å klikke på "Glemt ditt passord?". 

Eksisterende bruker i Visma.net: Dersom du allerede har en bruker i visma.net, for eksempel på et annet selskap eller lignende, vil du få en mail med beskjed om at rollene dine er endret. Mailen har tittelen Dine Visma.net-roller har blitt endret. Benytt samme påloggingsinformasjon som tidligere. 

Føring av utlegg/reiser i app - Visma Employee

Med Visma Employee kan du enkelt ta bilde av dine kvitteringer når du er på farten. Du kan enten sende de direkte til leder for godkjenning, legge de til på en reiseregning eller lagre for behandling senere. Du kan også føre reiseregninger i appen (p.t. ikke støtte for diettgodtgjørelse, dette må registreres på web). Alt du lagrer i appen vil være tilgjengelig på web, så du kan velge å fullføre reiseregningene der om du ønsker det, for eksempel om du har behov for å registrere diett. 

Last ned appen via App Store på iPhone eller Google Play på din Android-telefon og logg inn med din visma.net-bruker. Se avsnitt over for informasjon om aktivering av bruker om du er ny i Visma.net. 

Ta bilde av kvittering og registrer utlegg

• Gå til fanen Utlegg og trykk på Legg til ny...
• Trykk på Legg til ny kvittering
• Ta bilde og rediger beskjæring om nødvendig

• Bildet tolkes automatisk, men du kan redigere og legge til opplysninger: 
  • Formål/arrangement: Skriv inn formål som vil bli synlig på utlegget
  • Kostnadsbærere: Her kan du legge inn avdeling/prosjekt
• Legg til på reiseregning eller lagre:
  • Legg til på reiseregning: Du kan enten legge utlegget til en eksisterende reiseregning eller opprette en ny
  • Lagre: Utlegget lagres i Expense og du kan enten sende direkte til godkjenning eller behandle dette senere i appen eller på web. Du finner alle lagrede utlegg/kjøringer i utleggsfanen i appen

Opprett kjørebok / Registrer kjøring

1. Gå til fanen Utlegg og trykk på Legg til ny...
2. Trykk på Legg til ny kjøring
3. Fyll ut opplysninger om kjøringen
4. Legg til på reiseregning eller lagre: 
   • Legg til på reiseregning: Du kan enten legge kjøringen til på en eksisterende reiseregning eller opprette en ny
   • Lagre: Kjøringen lagres i Expense slik at du kan behandle denne senere i appen eller på web. Kjøring må legges til på en reiseregning for å kunne sende til godkjenning

Diettgodtgjørelse

Foreløpig er det ikke støtte for registrering av dette i mobilappen. Dette må registreres i webgrensesnittet, se avsnitt lenger ned i denne artikkelen. 

Visma.net Expense (web)

Ved å logge på med din bruker på connect.visma.com vil du få opp Expense og eventuelle andre tjenester du har tilgang til. I Expense på web har du tilgang på de samme funksjonene som i appen, i tillegg til at du her kan registrere diettgodtgjørelse på reiseregninger om arbeidsgiveren din har valgt å åpne for dette. 

Registrere reiseregning eller utlegg

• Logg inn på connect.visma.com og velg Expense
• Klikk på Opprett ny. Alternativt kan du klikke deg inn på en reise som allerede er opprettet for å fullføre registrering av denne. Merk at du ikke kan ha reiser som overlapper hverandre på dato.

• Gi reisen et navn og fyll ut eventuelle kostnadsbærere som avdeling og prosjekt dersom dette skal registreres.

Du vil nå komme til en oversiktsside for den aktuelle reisen hvor total sum for utlegg/diett vil ligge på høyre side. Fra denne siden kan du også legge til utlegg, kjøring og diett, i tillegg til at det er her du sender til godkjenning. Du kan også velge å lagre til senere dersom du ikke er ferdig med alle føringer. 

Registrer utlegg

Her legger du inn kvitteringer på ulike utlegg du har hatt på reisen, for eksempel hotell, flybilletter, måltid eller andre utlegg. Du kan også registrere enkeltutlegg som ikke er del av en reise her.

• Klikk på Legg til utlegg og fyll inn opplysninger i neste vindu
• Klikk på Legg fil for å laste opp kvittering. Her får du mulighet til å laste opp fil som er lagret på din datamaskin eller du kan velge en kvittering du har tatt bilde av i mobilappen Visma Employee som ikke er registrert på et utlegg enda. 
• Du kan nå enten sende til godkjenning, lagre til senere eller legge til flere utlegg.

Registrer kjøring

• Klikk på Legg til kjøring
• I neste vindu kan du trykke på knappen Employee app for å legge til kjøring som er registrert i mobilappen. Alternativt så fyller du inn opplysninger om kjøringen manuelt. 

• Ved å trykke på knappen Kart og bompenger kan du skrive inn reiseruten din og systemet vil beregne avstand og bompenger om du velger dette. 

Registrer reise/diett

• Klikk på Legg til reise/diett og fyll inn opplysninger om reisen. Det er viktig at tidspunkt for avreise og hjemkomst er korrekte for å få riktig diettgodtgjørelse. Velg om du skal ha diettgodtgjørelse for reisen eller ikke til høyre i bildet

• På neste side skriver du informasjon om overnattingssted og fyller ut hvilke måltider som du skal ha godtgjørelse for eller ikke
  • Inkludert i overnatting: På eksempelet under ser du at frokost er inkludert i overnatting på dag to av reisen
  • Måltid ikke dekket: Brukes der du må legge ut for måltidet selv. På eksempelet under er ikke frokost første dag og middag på dag to dekket
  • Måltid dekket: Brukes der du ikke må legge ut for måltidet selv, for eksempel ved inkludert lunsj/middag på konferansested eller lignende. På eksempelet under er lunsj begge dager og middag den første dagen dekket og disse vil bli trukket fra i diettgodtgjørelsen

Når du er ferdig med registrering av en reise, sender du til godkjenning. Frem til leder har godkjent reisen/utlegget kan du avbryte godkjenningen og endre på denne. Etter godkjenning er det ikke mulig å gjøre endringer på en reiseregning. 

Se Visma Community for flere brukertips for deg som bruker Expense eller ta kontakt med oss på support@smnregnskap.no om du har noen spørsmål.