Visma.net Approval - Brukerveiledning

Visma.net Approval benyttes for å godkjenne/attestere leverandørfaktura, utlegg/reiseregninger og/eller fravær og timelister. Visma har også laget en mobilapp, Visma Manager, som gjør at du enkelt kan godkjenne på din mobil. 

Innhold:

 

Kom i gang med Visma.net Approval: 

Ny bruker i Visma.net: Dersom du er en helt ny bruker av Visma.net og ikke har vært innlogget tidligere, har du fått tilsendt en e-post med beskjed om at brukeren din må aktiveres. E-posten har tittelen Velkommen til Visma.net. Klikk på lenken i e-posten for å aktivere brukeren din og sette et passord. Dersom du ikke har mottatt denne eller om aktiveringslenken er utløpt, gå til connect.visma.com og tilbakestill passordet ved å klikke på "Glemt ditt passord?".

Eksisterende bruker i Visma.net: Dersom du allerede har en bruker i Visma.net, for eksempel på et annet selskap eller tjeneste, vil du få en e-post med beskjed om at rollene dine er endret. E-posten har tittelen Dine Visma.net-roller har blitt endret. Benytt samme påloggingsinformasjon som tidligere. 

 

Innstillinger i Approval

Når du mottar en oppgave til godkjenning i Approval vil det automatisk genereres en e-post med varsel om dette. Du kan selv gå inn på dine innstillinger og bestemme når du ønsker varslinger på e-post.

mceclip20.png

Dersom du fjerner den første haken vil du ikke motta en e-post hver gang du har en ny oppgave, noe som kan være aktuelt i tilfeller hvor man mottar mange oppgaver daglig. Videre kan du velge hvilke dager og tidspunkt det skal sendes påminnelse om oppgaver i Approval. Vi anbefaler at du får påminnelse om godkjenningsoppgaver minst en gang per uke.  

 

Godkjenning i Approval

Når du logger inn i Visma.net Approval kommer du til oversikten Mine oppgaver. Her ser du en oversikt over alt som er sendt til deg for godkjenning, enten det er faktura, reiseregninger, timelister og/eller fravær. Dersom du har tilgang til flere firma i Visma.net kan du velge om du ser oppgaver på tvers av alle firma du har tilgang til eller kun gjeldende firma. Du ser hvilket firma du representerer under navnet ditt øverst til høyre. Status på oppgavene vises med rød eller oransje farge. Rød betyr at oppgave er forfalt, oransje betyr at oppgaven forfaller snart.

Viktig: Det er ikke mulig å oppheve godkjenningen eller å gjøre endringer på reiseregninger eller timelister som er godkjent. 

Her ser du at det er flere måter å godkjenne/avvise et dokument:

  1. Du kan trykke på grønn hake (godkjenn) eller rødt kryss (avvis) til høyre i oversikten.
  2. Du kan merke en eller flere oppgaver og trykke på Godkjenn utvalgte nederst på siden. 
  3. Merker du flere oppgaver og trykker Åpne, vil du få opp et bilde som viser mer informasjon om den enkelte oppgaven. Når du gjør en handling (godkjenn/avvis) kommer du automatisk til neste oppgave av de du merket tidligere.
  4. Vil du se mer informasjon om oppgaven (eks. se faktura eller timeliste), klikker du bare på linjen med oppgaven og du kommer til en ny visning med mer informasjon og flere valg. 

 

Behandlingsvalg i Approval:

  • Godkjenn: Godkjenner bilaget og det går videre til neste godkjenner, evt i retur til regnskaps- eller lønnssystem. 
  • Avvis: Avviser bilaget. Faktura går tilbake til regnskapsfører for håndtering. Timelister, fravær og reiseregninger går i retur til avsender. 
  • Utsett: Gjør at du ikke mottar påminnelser før etter valgt dato. 
  • Videresend: Videresender til en annen godkjenner. Brukes for eksempel der en faktura er sendt til feil attestant. 
  • Be om gjennomgang: Brukes der du vil at en person til skal se på oppgaven før du godkjenner. Etter gjennomgang kommer oppgaven tilbake til deg med eventuelle kommentarer. 
  • Regnskapslinjer: Her kan du redigere debet konto (kostnadskonto i regnskapet), beløp og kostnadsbærer (avdeling/prosjekt). Du kan legge til en ekstra linje for å splitte kostnaden på flere kostnadsbærere. For å legge til en ekstra linje trykker du på ikonet + over regnskapslinjene. Vil du slette en linje, marker linjen og trykk på sletteikonet. 

 

App - Visma Mobile Manager

Med Visma Mobile Manager har du alltid full oversikt og kan godkjenne dokumenter mens du er på farten! Du kan enkelt godkjenne både timelister, fravær, reiseregninger og faktura i appen. Det er ikke støtte for å endre kontering eller kostnadsbærere i appen, dette må i så fall gjøres på web som beskrevet over. 

Her kan du lese mer om appen og hvordan du kommer i gang med denne.

 

Godkjenn og betal - For deg som er bruker av både Approval og AutoPay

Denne informasjonen gjelder kun for brukere på firma hvor regnskapet føres i Visma Business og tjenestene Approval og AutoPay er aktivert. 

Godkjenn og betal er en funksjon i Visma.net som slår sammen tjenestene i Approval og AutoPay.
Man vil altså kunne logge inn i Visma.net og gå til Approval for å godkjenne og betale en faktura i en operasjon - superenkelt!

Når godkjenn og betal er aktivert vil altså en bruker som normalt først attesterer en faktura i Approval og deretter godkjenner utbetalingen i AutoPay ville kunne gjøre dette på samme tidspunkt, i stedet for å vente på at regnskapsfører bokfører fakturaen mellom stegene. 

Ønsker du at funksjonen aktiveres på et firma, ta kontakt med support@smnregnskap.no

Når godkjenn og betal er aktivert og en ny faktura er sendt til godkjenning, vil denne legge seg som normalt under "Mine oppgaver". Når du åpner oppgaven vil det nederst i høyre hjørne dukke opp to alternativ: "Godkjenn" og "Godkjenn og betal". 

A&Pbutton.PNG

Velger du “Godkjenn og betal” vil fakturaen legge seg som en bunt øverst i “Mine oppgaver”.

buntA&P.PNG

Her kan du velge å godkjenne og betale fakturaen. Dersom du angrer, kan du enkelt kansellere godkjenningen, og fakturaen vil legge seg tilbake i oppgavelisten.

Ved godkjenning, vil Approval be om signering på betalingen. Du skriver inn ditt Visma.net-brukernavn, passord og engangskode fra Authenticator-Appen. Dersom din bank krever signering med Bank-ID på din Visma.net AutoPay-avtale, vil dette bli forespurt i signeringsprosessen. Når signeringen er utført, vil du tas tilbake til oppgavelisten, og en bekreftelse dukker opp øverst i vinduet.

Når denne betalingen sendes til Visma.net AutoPay fra Visma Business av din regnskapsfører, vil denne gå direkte til bank, og det er ikke nødvendig med ytterligere godkjenning. Du kan se at betalingen er forhåndsgodkjent under "Oversikt" i AutoPay, ved å klikke på betalingen og "Vis hendelser".

preapprovedA&P.PNG

 

 

Var denne artikkelen nyttig?
0 av 1 syntes dette var nyttig
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer

0 kommentarer

Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.