Visma.net Calendar - Brukerveiledning (Absence/Time)

Visma.net Calendar benyttes for å registrere timer og/eller fravær. Fraværssøknader og bekreftede timelister går til din leder for godkjenning. 

Vi anbefaler at du laster ned mobilappen Visma Employee. Med appen kan du enkelt registrere timer og fravær på din mobil. Alternativt kan du registrere timer og fravær på PC (web) via connect.visma.com. 

Er du leder og skal godkjenne en fravær eller timelister, se brukerveiledning for Approval. 

Innhold: 

• Kom i gang med Visma.net Calendar
• Føring av timer/fravær i app - Visma Employee
• Føring av timer/fravær på PC (web)

Kom i gang med Visma.net Calendar

Ny bruker i Visma.net: Dersom du er en helt ny bruker av Visma.net og ikke har vært innlogget tidligere, har du fått tilsendt en e-post med beskjed om at brukeren din må aktiveres. E-posten har tittelen Velkommen til Visma.net. Klikk på lenken i e-posten for å aktivere brukeren din og sette et passord. Dersom du ikke har mottatt denne eller om aktiveringslenken er utløpt, gå til connect.visma.com og tilbakestill passordet ved å klikke på "Glemt ditt passord?".

Eksisterende bruker i Visma.net: Dersom du allerede har en bruker i Visma.net, for eksempel på et annet selskap eller tjeneste, vil du få en e-post med beskjed om at rollene dine er endret. E-posten har tittelen Dine Visma.net-roller har blitt endret. Benytt samme påloggingsinformasjon som tidligere. 

Føring av timer/fravær i app - Visma Employee

Last ned appen via App Store på iPhone eller Google Play på din Android-telefon og logg inn med din visma.net-bruker. Se avsnitt over for informasjon om aktivering av bruker om du er ny i Visma.net. 

På forsiden (Hjem) i appen vil du ha tilgang til ulike hurtigvalg basert på hvilke tilganger du har på brukeren din. Du kan enten klikke på Registrer tid eller fravær her, eller så kan du trykke på Kalender nederst på skjermen. Ved å gå til kalenderen får du en oversikt over alle dine registreringer i tillegg til at du kan legge til nye registreringer. 

Registrering av arbeidstid

De kodene som sist ble brukt vil ligge under Nylig brukt. Ønsker du å regsitrere på en annen timekode finner du denne ved å trykke på Arbeidstid. Når du har valgt riktig arbeidstidskode kan du velge om du vil registrere i klokkeslett eller antall timer. Her velger du også om du skal føre en eller flere kostnadsbærere (avdeling/prosjekt e.l.) på timene. Om du ikke velger kostnadsbærer her vil dette hentes fra ansattopplysningene dine. 

For ansatte i 100% stilling vil det automatisk trekkes fra 0,5 time pause dersom du registrerer arbeidstid mellom 11:30-12:00 (gjelder kun der Visma.net Payroll brukes som lønnssystem). 

Registrering av fravær

Fraværskodene er kategorisert under blant annet ferie, sykdom og sykt barn. Andre typer fravær finner du ved å trykke på Fravær.

Ferie: Ved registrering av ferie vil du se hvor mange feriedager du har tilgjengelig. Når du har lagret vil feriesøknaden sendes til din leder for godkjenning. 

Sykdom: Du bruker samme kode både for egenmelding og legemeldt sykefravær. Når du lagrer vil du få opp et vindu hvor du kan krysse av for om du har sykemelding og legge inn sykemeldingsprosent. 

Sykt barn: Skal du registrere sykt barn-dager (omsorgsdager) er det viktig at lønnsansvarlig har lagt inn navn og fødselsdato på barn(a) i lønnssystemet. Du vil ikke få til å registrere på denne koden om barn ikke er lagt inn. Du skal IKKE bruke Pleiepenger barn uten at du har et vedtak fra NAV om dette. 

Bekrefte periode

Når du er ferdig med alle føringer for en periode må du bekrefte perioden/timelisten. Trykk på Legg til og Bekrefte dato til. Du kan da velge å bekrefte til og med dagens dato eller du kan angi en annen dato, for eksempel siste dag i forrige måned. Merk at eventuelle fraværssøknader må være behandlet av din leder før du kan bekrefte en periode. 

Hvis du har bekreftet en periode, men din leder ikke har godkjent denne enda, kan du fortsatt registrere timer/fravær i perioden. Husk i så fall å bekrefte perioden på nytt etterpå. Om din leder har godkjent timelisten må du be din leder om å gjøre nødvendige korrigeringer. 

Føring av timer/fravær på PC (web)

Ved å logge på med din bruker på connect.visma.com vil du få opp Calendar og eventuelle andre tjenester du har tilgang til. Klikk på Calendar-ikonet for å komme til kalenderen din. 

Til høyre på siden ser du en oppsummering som viser planlagt og registrert tid i valg måned, feriesaldo, fleksitidssaldo og oppsummering av registrert fravær på egenmelding og sykt barn. 

Klikk på aktuell dag og du vil få opp et vindu hvor du kan registrere timer eller fravær. Arbeidstidskoder vises under På jobb og fravær finner du under Ikke på jobb. Det er de tre sist bruke kodene som vises i dette vinduet. Ved å klikke på Annet tilstedeværelse eller Annet fravær vil du kunne velge andre koder: 

Registrering av arbeidstid

Velg korrekt arbeidstidskode (f.eks. Timelønn) under På jobb.

Når du har valgt riktig arbeidstidskode kan du velge om du vil registrere i klokkeslett eller antall timer. Her velger du også om du skal føre en eller flere kostnadsbærere (avdeling/prosjekt e.l.) på timene. Om du ikke velger kostnadsbærer her vil dette hentes fra ansattopplysningene dine. 

For ansatte i 100% stilling vil det automatisk trekkes fra 0,5 time pause dersom du registrerer arbeidstid mellom 11:30-12:00 (gjelder kun der Visma.net Payroll brukes som lønnssystem). 

Når du har fylt inn alle opplysninger klikker du på Lagre. Merk av for Registrere mer om du skal fortsette å registrere timer. 

Registrering av fravær

Velg korrekt fraværskode (f.eks. Ferie) under Ikke på jobb.

Ferie: Ved registrering av ferie vil du se hvor mange feriedager du har tilgjengelig. Når du har lagret vil feriesøknaden sendes til din leder for godkjenning. 

Sykdom: Du bruker samme kode både for egenmelding og legemeldt sykefravær. Her merker du av for om du har sykemelding og legger inn sykemeldingsprosent. 

Sykt barn: Skal du registrere sykt barn-dager (omsorgsdager) er det viktig at lønnsansvarlig har lagt inn navn og fødselsdato på barn(a) i lønnssystemet. Du vil ikke få til å registrere på denne koden om barn ikke er lagt inn. Du skal IKKE bruke Pleiepenger barn uten at du har et vedtak fra NAV om dette. 

Bekrefte periode

Når du er ferdig med alle føringer for en periode må du bekrefte perioden/timelisten. Klikk på siste dag i perioden du vil bekrefte og velg Bekreftet inkludert DD MM ÅÅÅÅ. Merk at eventuelle fraværssøknader må være behandlet av din leder før du kan bekrefte en periode. 

Hvis du har bekreftet en periode, men din leder ikke har godkjent denne enda, kan du fortsatt registrere timer/fravær i perioden. Husk i så fall å bekrefte perioden på nytt etterpå. Om din leder har godkjent timelisten må du be din leder om å gjøre nødvendige korrigeringer.