I Duett-appen kan du attestere, godkjenne betalinger, fakturere, registrere kvitteringer, føre reiser, utlegg og timer. Appen heter "Duett" og kan lastes ned kostnadsfritt for iPhone i Apple Store og for Samsung i Google Play Butikk.
Innhold
Innlogging
Logg inn med samme brukernavn og passord som i MinSide. Når du har logget deg inn kommer du til siden nedenfor, du har tilgang til samme funksjoner som MinSide-brukeren din.
Firmanavn
Øverst til venstre står det hvilket selskap du er logget inn på. Har kunde tilgang til flere selskap, endres dette her.
Gå tilbake til forsiden
For å komme tilbake til forsiden klikker du på Duett-ikonet øverst til venstre. Denne fungerer fra alle oppgavesider, og gir deg raskeste vei til forsiden.
Kvittering
Med Duett Kvittering kan du registrere kjøp som er betalt med bedriftens midler, for eksempel et firmakort, som skal registreres i regnskapet. Duett Kvittering må altså ikke forveksles med utlegg og reise.
En kvittering registreres som en EHF-transaksjon når den kommer inn i Duett Økonomi, og bokføres automatisk ut i fra konteringsregler.
Fra kvitterings-funksjonen i menyen finnes det flere muligheter:
- Registrer ny kvittering: nederst kan du registrere en ny kvittering som skal sendes inn. Du kan hente fra dokumenter eller kamerarullen på din telefon, eller ta bilde av kvitteringen direkte fra appen.
- Lagrede kvitteringer: du kan laste opp en kvittering i appen, men velge å sende den inn senere. Disse legger seg her, og må fullføres for at de skal komme inn i Duett Økonomi.
- Sendte kvitteringer: her har du oversikt over alle tidligere innsendte kvitteringer.
Registrert ny kvittering
Når du klikker på "Registrer ny kvittering" får du opp to valg:
- Hurtigknips: denne funksjonen kan benyttes når du vil laste opp en kvittering raskt, og fullføre innsendingen på et senere tidspunkt. Du kan laste opp kvittering fra kamerarull, ta raskt bilde av kvittering direkte fra appen eller hente kvittering opp fra fil. Når du har gjort dette blir kvittering automatisk lastet opp og forsøkt tolket, og legger seg under "Lagrede kvitteringer".
- Ny kvittering: brukes når du vil sende kvitteringen direkte. Du kan laste opp kvittering fra kamerarull, ta raskt bilde av kvittering direkte fra appen eller hente kvittering opp fra fil. Når du har lastet opp kvittering blir den forsøkt tolket, og du får automatisk opp informasjon fra kvitteringen. Se over felter som blir automatisk fylt ut, og korriger eller legg til mer informasjon. Legg inn kategori for å bestemme hvordan kjøp skal føres i regnskapet.
For å se eller endre kvitteringen trykker du på "Dokumentasjon" øverst i bildet.
Kvittering blir sendt inn i regnskapet som en EHF-faktura, knyttet til riktig konto og bokført i regnskapet.
Meldinger
Med Duett Meldinger kan du enkelt komme i kontakt med din regnskapsfører. Man kan også benytte seg av tjenesten for å motta lønnsslipper elektronisk.
Timeføring
I Duett-appen kan du føre timer som kan brukes som grunnlag for fakturering, lønn eller til internt bruk. Når du klikker på timeføring kommer du til dette bildet:
Du kommer direkte til inneværende måned. Her får du blant annet oversikt over antall registrerte timer, siste registeringer m.m. For å finne oversikt over uke og måned kan du klikke på "ukesoversikt" nederst på siden.
Ved å klikke på personen øverst til høyre har du mulighet til å sette opp innstillinger for som vil dukke opp som forslag ved timeføring:
Hvordan føre timer
For å føre timer kan du klikke på stoppeklokka nederst i midten. Klikk start når oppdrag starter, og stopp når oppdrag er ferdig. Dette er en enkel måte å få registrert alle timer på. Du kan også føre timer manuelt via "Før timer".
Andre funksjoner i timeføring
- Timer kan brukes som lønnsgrunnlag.
- I timeføringen kan du velge om timene skal viderefaktureres, eventuelt hvor mange timer av det totale timeantallet.
- Når du registrerer timer for viderefakturering kan du legge til eksisterende varer, eller opprette nye varer direkte i timeregistreringsbildet.
-
Når timeregistreringen er ferdig klikker du på "Lagre", og timene blir registrert. Timene må deretter godkjennes av en leder.
Attestering og betaling
I appen kan du attestere faktura og godkjenne betalinger. Betalingene vil legge seg til forfall i banken uten å måtte logge inn i nettbank. Det er en lettvint løsning som gjør det effektivt å se over innkommende faktura og legge de til betaling.
Det vil dukke opp varsel når det ligger bilag som kan behandles. På bildet nedenfor ser vi at det står en sirkel med varsel om antall bilag som krever behandling:
Overskriftene viser hvor i prosessen bilaget ligger. Her ser vi at det ligger to bilag klar til attestasjon, ett bilag ligger på vent, nederst ser du at to bilag er attestert og ligger klar til betaling.
Attestasjon
I MinSide kan vi sette opp en fast attestant eller en attestasjonsflyt hvis det er flere som skal godkjenne et bilag. Dette kan settes opp av regnskapsrådgiver.
For å se detaljer for faktura klikker du direkte på bilaget i oversiktsbildet:
Her kan du blant annet se EHF-faktura samt PDF-fakturaen hvis leverandør har et system som legger ved dette. Dersom PDF-fakturavisning ligger ved som vedlegg står det et varsel bak "Dokumentasjon". Det er også mulig å legge til kostnadsbærere.
Som du ser på det nederste feltet har appen en funksjon som heter "Meldinger". Dette er ikke det samme som Duett Melding som nevnt tidligere. Denne funksjonen gir deg mulighet til å stille spørsmål eller gi beskjed direkte på bilaget og meldingen følger bilaget helt inn til regnskapsfører.
Når bilaget er klart for attestering, klikker du på den grønne pila nede til høyre. Da får du opp ulike attestasjonsmuligheter:
Dersom fakturaen skal sendes til bank, velges "Godkjenn, legg til betaling". Funksjonen "Godkjenn, avvent betaling" betyr at fakturaen blir lagt til side og kan sendes til bank når det blir aktuelt.
Hurtiggodkjenning
Er du derimot sikker på at bilaget skal godkjennes og har ikke behov for å se detaljer, kan du hurtiggodkjenne bilaget. Da drar skyver du bilaget til venstre, og får opp en grønn pil på høyresiden av bilaget. Klikk på pila for å godkjenne uten å se bilaget.
Når bilaget er hurtiggodkjent kommer du direkte til betalingssiden hvor du må bruke BankID for å betale faktura. Bilaget blir betalt og bokført i Duett.
Betale faktura
Når bilag er attestert må det betales. Bilag blir altså ikke betalt når du godkjenner bilaget, du må utføre betaling med BankID for å fullføre steget. Når du har godkjent bilaget får du opp varsel i Duett-appen om at bilag ligger klart til betaling. Bilag som skal betales legger seg nederst i bilagsoversikten:
Klikk på feltet. Her får du oversikt over bilagene som skal betales.
Du kan godkjenne en og en faktura ved å klikke på hver enkelt faktura, eller godkjenne alle betalinger i ett klikk ved å trykke på "Gjennomfør alle betalinger". Du blir sendt videre til betalingssiden hvor du må logge inn med BankID for sikker betaling. Det er kun brukere som er satt opp med betalingsrettigheter som kan utføre denne oppgaven.
I MinSide har du oversikt over alle utførte betalinger slik at du alltid kan gå tilbake og se på tidligere betalinger fra konto.
Reise og utlegg
Det er enkelt å føre reiseregning i Duett-appen, og du har alle reise- og utleggsfunksjoner fra samme bildet. Du kan legge inn en reise, utlegg og ny kjørerute, og sende inn dette som en samlet reise for godkjenning. Når du klikker på Reise og utlegg får du opp siden vist nedenfor. Her kan du velge om du skal føre en ny reise, utlegg eller kjøring. Dersom du må bruke alle alternativene kan du sende inn dette som ett utlegg, eller separat. Nedenfor ser du tidligere reiseregninger, og du kan gå til arkivet for mer historikk.
Med appen kan du enkelt hente opp kvittering for kjøpt, eller du kan ta bilde av kvitteringen direkte fra appen. Appen vil forsøke å tolke kvitteringen automatisk hvis du tillater det. Vi anbefaler dette for en mer effektiv føring av utlegg.
For å registrere bilkjøring har appen en innebygd GPS-funksjon for effektiv føring av kjøregodtgjørelse. Klikk på "Start", og appen sporer kjøreruten din. Når reisen er ferdig klikker du på "Stopp", og appen fører automatisk reiseruten med avstand og annen informasjon. Du kan også legge inn adresse manuelt for å registrere reiserute. Videre kan du legge inn annen diverse informasjon som passasjerer, parkering med mer.
For en reise som inneholder overnatting (diett) kan du føre dette og eventuelle utlegg på en enkel måte. Du kan fylle inn hotell og bruke GPS-funksjonen for å velge hotell ut i fra kart.
Når du er ferdig å registrere reise/utlegg, klikker du på "Send reisen", og den vil legges til leder for godkjenning.
Fakturering
Fakturering i Duett-appen er brukervennlig og enkel. På forsiden får du oversikt over forfalte fakturaer, lagrede fakturaer og sendte fakturaer.
Nederst på siden er knapp for opprettelse av ny faktura. Velg eksisterende eller opprett ny kunde, vare og legg til annen informasjon.
Faktura kan lagres som utkast, forhåndsvises eller sendes direkte fra appen. Lagrer du en faktura som utkast, kan du hente den opp senere under "Lagrede fakturaer" og fortsette faktureringen.
Når fakturaen er sendt, får du opp et varsel med bekreftelse samt informasjon om hvordan faktura ble sendt.
Betalingspåminnelse
Du kan enkelt sende betalingspåminnelse eller avtale betalingsutsettelse fra appen. Det er viktig å være klar over at dette ikke er det samme som et inkassovarsel, men en vennlig påminnelse om at betaling er utestående. Klikk på forfalte faktura, og du får opp oversikt over utsendte faktura som ikke er betalt:
Har fakturaen en rød prikk på seg, har fakturaen forfalt. Har fakturaen fått en grønn prikk på seg er dette faktura hvor det er avtalt betalingsutsettelse mellom deg og mottaker.
For å sende betalingspåminnelse klikker du på faktura, og velger om du vil sende betalingspåminnelse på SMS eller e-post. Du kan også foreslå betalingsutsettelse, opprette kreditnota eller kopiere til ny faktura fra samme bilde:
Dersom du har spørsmål til bruk av Duett-appen kan du ta kontakt med din regnskapsrådgiver eller med Support via e-post: support@smnregnskap.no.
Kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.